Télétravail : les outils du quotidien

La situation que nous vivons nous contraint à évoluer dans un environnement non adapté au travail et il semble très probable que notre quotidien professionnel reste chamboulé pendant plusieurs semaines.

Voici quelques conseils pour rendre le travail à distance plus agréable et plus efficace.

L’espace de travail :

Bien évidemment, la chose la plus importante est d’aménager un espace confortable et propice au travail. La soudaineté du confinement ne nous a pas laisser le temps de nous préparer au télétravail.

L’idéal est de pouvoir s’installer dans une pièce isolée des nuisances sonores et visuelles des pièces à vivre. Il est plus agréable de travailler au calme et loin des sources de distractions. Certains d’entre nous avaient déjà un bureau pour leurs loisirs (jeux vidéo, loisirs créatifs …), et il a été relativement facile d’adapter cet espace à un cadre professionnel. Pour les autres, il a fallu faire avec les moyens à disposition.

Le plus important est la position de travail : nous limitons nos déplacements lorsque nous ne sommes pas au bureau (pas besoin d’aller à l’imprimante ou la machine à café, on ne se déplace plus pour poser une question à un collègue ou pour rejoindre une salle de réunion …). Il faut donc utiliser une chaise adaptée à votre bureau afin de rester dans une position confortable et éviter de courber le dos. L’utilisation d’un écran secondaire (et accessoirement d’un clavier et d’une souris) est également conseillée pour maintenir une bonne position de travail : le travail sur un ordinateur portable incite à adopter une mauvaise position.

Les outils collaboratifs :

Nous avons à disposition un arsenal d’outils permettant le travail en groupe et qui prend encore plus de sens lors de nos journées loin du bureau.

• Editer vos fichiers en ligne

L’une des fonctionnalités les plus simple pour gagner du temps est l’édition des fichiers en ligne. En activant l’enregistrement automatique dans le cloud, vous évitez les échanges de fichiers par mail et pouvez les éditer en direct entre plusieurs collaborateurs. Grâce à des outils comme Microsoft OneDrive, vous limitez également le risque de perte de données (qui n’a jamais perdu plusieurs heures de travail en oubliant de sauvegarder un fichier ?).

• Planifier vos réunions en ligne

Certains logiciels de gestion de mail incluent maintenant une fonctionnalité d’organisation de réunion. Cet outil très pratique permet de planifier des réunions plus efficacement en intégrant un sondage. Tous les participants sont invités à donner leurs disponibilités afin de déterminer le créneau idéal pour cette réunion.

Dans un contexte où il est difficile d’obtenir les disponibilités de tout le monde, cet outil présente un gain de temps non négligeable.

Les outils de communications unifiées :

En effet, lorsqu’on parle d’outil collaboratif, il est impensable de ne pas évoquer les outils de communications unifiées, qui proposent plusieurs fonctionnalités idéales pour le travail à distance.

• Organiser vos réunions en ligne

La plus évidente est la possibilité d’organiser des réunions en ligne. Zoom, Teams, ou encore Skype, ces salles de réunions virtuelles ne remplaceront jamais complètement les réunions physiques mais offrent des options permettant de réunir plusieurs participants en vocal et éventuellement de diffuser son écran pour partager du contenu.

Pour une réunion plus interactive, il est conseillé d’activer sa caméra car cela permet un échange plus naturel et implique d’avantage les participants. Attention toutefois, la vidéo consomme bien plus de bande passante, il faut donc l’utiliser de façon modérée si votre connexion est limitée.

• Gérer votre statut

La seconde fonctionnalité utile pour simplifier le travail à distance est la gestion des statuts de vos collègues. L’état de disponibilité de vos contacts est matérialisé par une pastille de couleur à coté de sa photo. Ce statut est un indice important pour connaitre la joignabilité de la personne que vous souhaitez joindre et vous permet de gagner du temps. En effet, il est inutile d’appeler une personne qui présente un statut « Occupé » ou « Absent ». De la même manière, vous pouvez changer votre statut quand vous souhaitez ne pas être déranger (lors d’une présentation, d’une réunion …) afin de partager aux autres utilisateurs que vous ne pouvez pas répondre pour le moment.

Bien entendu, pour que la gestion de la disponibilité fonctionne, il faut que les collaborateurs respectent les disponibilités de chacun et que les collaborateurs n’abusent pas des statuts d’absence et d’occupation.

• Échanger grâce à la messagerie instantanée

Enfin la dernière fonctionnalité de ces outils et probablement la plus importante est la messagerie instantanée. Ces échanges de messages rapides visent à remplacer la plupart des moyens de communications. Plus simple qu’un mail, plus rapide qu’un appel et plus efficace que de traverser un bureau pour poser une question, les messages instantanés sont polyvalents. Lorsqu’on est loin de ces collègues, ils permettent d’échanger rapidement et de discuter avec ses collègues (presque) comme au bureau. La seule contrainte de ce moyen de communication est qu’il ne transporte pas l’intonation de vos phrases. Il est donc conseillé d’utiliser des smileys ou gifs pour accentuer le sens de vos propos et éviter les malentendus.

• Partager des moments conviviaux

Les communications unifiées offrent bien d’autres fonctionnalités utiles pour le télétravail. Elles vous permettent de continuer à collaborer avec vos collègues malgré la distance et vous pouvez bien entendu les utiliser pour garder vos habitudes du bureau : une pause-café avec un collègue par visio ou bien une discussion rapide entre 2 réunions par messages instantanés.

Les outils que nous avons mit à disposition des collaborateurs, mais aussi des entreprises, permettent de continuer à travailler et échanger malgré l’impossibilité de se réunir. Lors du confinement il a été possible de maintenir les échanges et les réunions tout en remettant en cause nos usages. Chez Linkt, il est probable que lors du retour au bureau des collaborateurs, nous gardions certaines habitudes prises lors du travail à distance.